Эффективное и надежное решение, основанное на использовании линейки продуктов от компании EMC Documentum - «Управление финансовыми документами»
Решение предназначено для предприятий различных сфер бизнеса и позволяет автоматизировать бизнес-процессы, связанные с управлением финансовыми документами, начиная от составления и заключения договоров и заканчивая сбором и сохранением первичных бухгалтерских документов.
Задача
Парадигма ведения бизнеса меняется: предприятия стремятся не только к снижению затрат на само производство, но и к уменьшению затрат рабочей силы и времени рабочего цикла. Всеобщая тенденция к автоматизации работы диктует необходимость пересмотра дорогостоящей и малоэффективной «бумажной» работы с финансовыми документами. В управлении финансовыми документами для большинства предприятий характерны следующие слабые места:
- фрагментарные процедуры управления договорами
- трудоемкие процессы
- низкий уровень доступности договоров
- неэффективность мониторинга и управления соответствием требованиям к договорам
- неадекватный анализ исполнения договоров
- проблемы на всех этапах цикла оплаты счетов
- проблемы доступа к информации о счетах к оплате и последующего сбора первичных документов Чтобы избавиться от перечисленных проблем и рисков, присущих процессам, основанным на работе с бумажными документами, предприятиям следует перевести процессы подготовки, заключения и контроля над исполнением договоров, а также оплаты счетов и сбора первичных документов в электронную среду.
Решение
Решение «Управление финансовыми документами», построенное на платформе EMC Documentum, предназначено для управления финансовыми документами. Быстрый и эффективный доступ к информации позволяет вести бизнес быстрее, лучше и дешевле, он направлен на широкий спектр стратегий и целей. Правильное, упорядоченное управление финансовыми документами позволяет работать эффективно, организованно, экономично, оно дает работникам возможность сосредоточиться на основных функциях, сокращая время и усилия, необходимые для поиска и получения информации. EMC Documentum предлагает платформу для построения таких решений, которые можно настроить на соответствие регламентам работы любого предприятия и вписать в любую информационную инфраструктуру.
Результаты
Для демонстрации решения рассмотрим процесс возможной реализации на платформе EMC Documentum автоматизированного бизнес-процесса закупки и получения услуг. В автоматизированном процессе решение EMC Documentum взаимодействует с ERP-системой, а также, возможно, с другими учетными системами, например, системой бюджетирования. Описанные результаты основаны на этапах типового процесса:
- Удобное управление процедурой согласования платежа. При помощи EMC Documentum Business Process Manager результат согласования платежей передается в ERP, и в реестре платежей появляется соответствующая запись.
- Эффективное взаимодействие ERP-систем и других учетных систем с инструментами EMC Documentum для интеграции и управления деловым контентом.
- Контроль над соответствием и наличием бумажных и электронных документов. Счета на оплату переводятся в электронный вид. Данные счетов автоматически доставляются в ERP-систему. Образ бумажного счета помещается в Архив первичных документов в папку с соответствующим Договором. Таким образом, сотрудники бухгалтерии непосредственно из реестра платежей могут проверить наличие необходимых документов.
- Контроль и управление процессом получения первичных документов при приемке товара или услуги. Документы, получаемые при приемке товара или услуги, сканируются и помещаются в Архив первичных документов. Таким образом, в конце отчетного периода сотрудники бухгалтерии имеют возможность убедиться в комплектности необходимых первичных документов.
Внедрение данного решения позволяет:
- Это решение предоставляет полный функционал и инфраструктуру для управления финансовыми документами и бизнес-процессами работы с ними.
- Ваши наиболее важные финансовые документы будут всегда доступны, а процессы, в которых они участвуют, будут протекать гораздо быстрее и с наименьшими затратами благодаря развитым функциям BPM, workflow, сканирования и имиджинга, управления хранением и интеграцией с другими корпоративными системами предлагаемого решения.
- Различные модели интеграции EMC Documentum и ERP-системы. Предприятия, использующие в своей работе ERP-системы, могут применять мощные инструменты EMC Documentum для интеграции и управления важным деловым контентом.
Рекомендуемый комплект продуктов
- EMC Documentum Content Server
- EMC Documentum Webtop
- EMC Documentum Administrator
- EMC Documentum Business Process Suite
- EMC Documentum Captiva InputAccel for Invoices
|