Ефективне і надійне рішення, засноване за використанні лінійки продуктів від компанії EMC Documentum - «Управління фінансовими документами».
Рішення призначене для підприємств різних сфер бізнесу і дозволяє автоматизувати бізнес-процеси, пов’язані з управлінням фінансовими документами, починаючи із складання і укладання договорів і закінчуючи збором і зберіганням первинних бухгалтерських документів.
Завдання
Парадигма ведення бізнесу змінюється: підприємства намагаються не тільки знизити витрати на саме виробництво, але й зменшити витрати на робочу силу і час робочого циклу. Загальна тенденція до автоматизації праці диктує необхідність перегляду дорогої й малоефективної «паперової» роботи з фінансовими документами. В управлінні фінансовими документами для більшості підприємств характерні наступні слабкі риси:
- фрагментарні процедури управління договорами
- трудомістські процеси
- низький рівень доступності договорів
- неефективність моніторингу і управління відповідністю вимогам до договорів
- неадекватний аналіз виконання договорів
- проблеми на всіх етапах циклу сплати рахунків
- проблеми доступу до інформації про рахунки до сплаті і наступного збору первинних документів
Щоб позбавитися від перелічених проблем і ризиків, що наявні процесам, заснованим на роботі з паперовими документами, підприємствам потрібно перевести процеси підготовки, укладання і контролю над виконанням договорів, а також сплати рахунків і збору первинних документів у електронне середовище.
Рішення
Рішення «Управління фінансовими документами», побудоване на платформі EMC Documentum, призначене для управління фінансовими документами. Швидкий та ефективний доступ до інформації дозволяє вести бізнес скоріше, краще і дешевше; він направлений на широкий спектр стратегій і цілей. Правильне, упорядковане управління фінансовими документами дозволяє працювати ефективно, організовано, економічно; воно надає робітникам можливість зосередитися на основних функціях, скорочуючи час та зусилля, необхідні для пошуку і отримання інформації. EMC Documentum пропонує платформу для побудови таких рішень, які можна налагодити на відповідність регламентам роботи будь-якого підприємства і вписати у будь-яку інформаційну інфраструктуру.
Результати
Для демонстрації рішення розглянемо процес можливої реалізації на платформі EMC Documentum автоматизованого бізнес-процесу закупівлі та отримання послуг. У автоматизованому процесі рішення EMC Documentum взаємодіє з ERP-системою, а також, можливо, з іншими обліковими системами, наприклад, системою бюджетування. Описані результати засновані на етапах типового процесу:
- Зручне управління процедурою узгодження платежу. За допомогою EMC Documentum Business Process Manager результат узгодження платежів передається до ERP, а у реєстрі платежів з’являється відповідний запис.
- Ефективна взаємодія ERP-систем та інших облікових систем з інструментами EMC Documentum для інтеграції і управління діловим контентом.
- Контроль над відповідністю та наявністю паперових і електронних документів. Рахунки на сплату переводяться у електронний вигляд. Дані рахунків автоматично доставляються до ERP-системи. Образ паперового рахунку поміщується до Архіву первинних документів, у папку з відповідним Договором. Таким чином, працівники бухгалтерії безпосередньо з реєстру платежів можуть перевірити наявність необхідних документів.
- Контроль і управління процесом отримання первинних документів під час приймання товару чи послуги. Документи, отримані під час приймання товару чи послуги, скануються і поміщуються до Архіву первинних документів. Таким чином, наприкінці облікового періоду працівники бухгалтерії мають можливість переконатися у комплектності необхідних первинних документів.
Впровадження даного рішення дозволяє:
- Це рішення надає повний функціонал та інфраструктуру для управління фінансовими документами і пов’язаними з ними бізнес-процесами.
- Ваші найбільш важливі фінансові документи будуть завжди доступні, а процеси, в яких вони приймають участь, будуть протікати набагато скоріше і з найменшими зусиллями - завдяки розвинутим функціям BPM, workflow, сканування та іміджингу, управління зберіганням і інтеграцією з іншими корпоративними системами рішення, що пропонується.
- Різні моделі інтеграції EMC Documentum та ERP-системи. Підприємства, які використовують у своїй роботі ERP-системи, мають можливість використовувати потужні інструменти EMC Documentum для інтеграції й управління важливим діловим контентом.
Рекомендований комплект продуктів
- EMC Documentum Content Server
- EMC Documentum Webtop
- EMC Documentum Administrator
- EMC Documentum Business Process Suite
- EMC Documentum Captiva InputAccel for Invoices
|